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这场知名国际会议的策划方案是如何做出差异化的?
  发布时间:2022/7/25 13:39:29

“线上活动几乎成为现在大型活动的标配,线上活动如何做出差异化,在众多线上活动中吸引更多观众成为一个新的思考点。”北京中关村国际会展运营管理有限公司董事长兼总经理裘里晶在接受本刊记者采访时说道。


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北京中关村国际会展运营管理有限公司

董事长兼总经理 裘里晶


习近平主席在中关村论坛的视频致贺中说,“中关村论坛是面向全球科技创新交流合作的国家级平台。”据介绍,中关村论坛以“创新与发展”为永久主题,自2007 年起,历经十余年发展,已成为全球性、综合性、开放性的科技创新高端国际论坛。中关村论坛聚焦国际科技创新前沿和热点问题,每年设置不同议题,邀请全球顶尖科学家、领军企业家、新锐创业者等共同参与,纵论创新,交流分享,引发各界广泛关注,不断传播新思想、提炼新模式、引领新发展。


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中关村论坛


科技赋能大型活动突破疫情困局


谈到疫情下主办方策划方案的新思路,裘里晶以中关村论坛为例讲到,北京中关村国际会展运营管理有限公司作为中关村论坛的运营机构,背靠中关村优势科技资源,强势整合科技创新力量融入到中关村论坛的筹办过程中,科技赋能大型会展活动,助力突破疫情困局。


裘里晶表示,科技赋能主要体现在以下几个方面:一是打破时空地域限制。科技给线上线下相结合举办的大型活动提供了更多可能,线上模式不仅使参会人数大幅增加,也让参与互动的人数增加,参会嘉宾甚至能够参加多场活动,让更多观众看到丰富多彩的活动内容,这些都直接打破了时空地域的限制。


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2021中关村论坛全体会议


二是科技增强线下演讲的呈现效果。对演讲嘉宾而言,线上传输回来的现场画面,让演讲嘉宾清晰地了解现场效果,而不是面对一群头像的“盲讲”。对观众而言,中关村国际会展的“沉浸式超现实数字会展呈现技术与创新应用”技术,他们为此起了一个通俗易懂的叫法“人从画中来”,是一项自主研发的专利技术,让无法抵达现场的嘉宾能够像现场嘉宾一样自然地登台、演讲,使观众达到身临其境的效果。同时运用前景增强现实(AR)技术增强“云上”论坛的效果,动态化呈现嘉宾的部分PPT 内容,更直观传递演讲内容,让嘉宾分享的内容输出效果更佳,给嘉宾和观众带来更好的参会感受。


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中关村国际会展自主研发的“人从画中来”专利技术,


让无法抵达现场的嘉宾实现登台演讲


三是提升现场参会体验。科技辅助下举办的大型活动,运用科技手段展示会议内容和主题,增加线上互动环节。

四是更安全的参会环境。疫情困局影响大型活动能否线下举办、如何线下举办,而在活动举办过程中,不管是主办方还是与会者等活动相关人员都更关心参会安全,中关村论坛利用“七码合一”的智慧安全出入管理系统、“会场热力图”系统等科技应用,实时保障会场无聚集,提高会场防疫安全指数。



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2021中关村论坛现场


五是活动成本有升有降。活动规模是活动成本的影响因素之一,现在又加入了疫情因素。对于部分小型研讨会议,线上举办使得这类型活动不需要场地、不需要交通等各项配套服务等“硬成本”,总体成本自然降低。而对于类似中关村论坛这种线上线下相结合,且对线上线下效果要求都过硬的大型活动,线上直播设备及网络保障、线上线下效果制作等额外成本的增加则直接导致总体活动成本大大升高。


六是推动会展行业中技术的进步。疫情带来的新考验,也在推动会展行业的技术进步,众多从业者纷纷投向科技的怀抱,中关村论坛近两年所取得的成绩也证明科技能够为会展行业带来更多可能。


线上活动方案应做出差异化


关于增加线上活动方案对主办方的新要求,裘里晶认为,首先,是对团队和人才的综合素质与能力要求更高。线上的方式需要更多技术因素融入,因此团队和人才储备也瞄向更多技能型专业会展人才。


其次,需要考虑预防新增的技术风险。线上兼顾线下举办活动,线上方式被疫情“倒逼”而广泛应用,目前技术水平还不够成熟,且受网络、设备等影响较大,易产生新的风险点。


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2021中关村论坛外景


第三,要在众多线上活动中吸引更多观众。线上活动几乎成为现在大型活动的标配,线上活动如何做出差异化,在众多线上活动中吸引更多观众成为一个新的思考点。线上活动不仅是直播,还是全网参与互动的传播行为,要把活动和宣传结合的更密切。


最后,要收集与会者数据与反馈信息。时空阻隔导致与会者反馈路径变长,科技手段可以感知内容优势,比如上文提到的“会场热力图”可以更加精确地感知到与会者在什么时间、什么内容上停留最多,精准收集参会反馈数据。


国际资源优势保障协调工作


疫情期间如何做好与参会嘉宾的沟通与协调工作,裘里晶表示,中关村论坛是面向全球科技创新交流的平台,同时论坛执委会以及作为论坛重要承办单位的中关村发展集团都具有广泛的海外科技创新资源,通过海外不同国家的科技创新联络中心进行配合,协助论坛与海外嘉宾做好前期沟通与邀请工作,论坛筹备组在国内也同步与嘉宾充分沟通与交流,从而保证嘉宾顺利参与到论坛主会期,并进行精彩发言。


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北京中关村国际会展庆祝2021中关村论坛圆满成功


此外,中关村论坛执委会特设综合协调及外事保障组,在全球具有优势渠道资源,可不受时差影响,及时与境外嘉宾联络沟通,并有效保证涉及海外嘉宾的外事协调工作的顺利完成。

《旅游会展》杂志社编辑部

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