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位置/首页 —— 访谈 —— 疫情之下,如何打造一场精彩的线上云年会?
疫情之下,如何打造一场精彩的线上云年会?
  发布时间:2021/12/31 18:27:29

作为一家从传统会展和差旅公司进行数字化转型的南京智会行数字科技&慧旅会展有限公司(以下简称“智会行&慧旅会展”),一方面始终致力于传统MICE业务的数字化升级,另一方面也在利用企业的技术开发优势和长期从事会务接待的经验,自行开发了为MICE行业量身定制的智能会展商旅系统。去年爆发的疫情让智会行&慧旅会展的线下业务受到了前所未有的巨大冲击,但却加速了企业数字化转型的步伐,同时也催生出线上会议及活动的全新业务模块。


作为一家从传统会展和差旅公司进行数字化转型的南京智会行数字科技&慧旅会展有限公司(以下简称“智会行&慧旅会展”),一方面始终致力于传统MICE业务的数字化升级,另一方面也在利用企业的技术开发优势和长期从事会务接待的经验,自行开发了为MICE行业量身定制的智能会展商旅系统。去年爆发的疫情让智会行&慧旅会展的线下业务受到了前所未有的巨大冲击,但却加速了企业数字化转型的步伐,同时也催生出线上会议及活动的全新业务模块。


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南京智会行数字科技&慧旅会展有限公司

创始人兼CEO 施晓东


2021年会市场需求的三大种类


施晓东表示,2021年会季将至,因为疫情的反复,目前来看,甲方的年会需求主要表现为三大种类:第一,由传统线下年会改为纯线上云年会的新形式;第二,是缩小线下年会到场员工的规模,例如仅限于公司领导和相关获奖员工到场,其他员工通过线上云年会的形式在线参与;第三,是依然计划按照线下年会方式准备,等待大型会议活动可以“重启”的时机。


由此,施晓东认为,对于线下年会,无论是总体的市场规模,还是各企业举办年会的规模,必然会大幅缩减。同时,从目的地选择来看,为了应对疫情,大部分企业都选择了在企业所在目的地区域内举办,不再考虑到外地举办的选项。


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线上云年会是疫情下企业的新选择


施晓东讲到,新常态下,线上云年会和线上线下融合的年会形式,无疑是企业应对疫情的新选择。他谈到去年年会季,智会行&慧旅会展首次推出线上云年会模式的时候,大部分企业还只是把线上模式作为疫情之下线下年会无法举办的无奈之举。但随着线上会议和直播技术的不断迭代与升级,线上云年会的呈现形式越来越多样化,呈现效果也更具有参与感、仪式感和现场感。


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他表示,目前很多企业已经把线上云年会和线上线下融合的年会形式,作为疫情新常态下的合理选项。而线上云年会所体现出的低成本、科技感、便利性和高性价比的特点,也逐渐被许多甲方接受和认可。


技术赋能,线上云年会优势愈加凸显


据施晓东介绍,从智会行&慧旅会展一年来与甲方共同探索与实践的结果来看,线上云年会不仅是应对当前疫情的应急替代选项,未来也将成为企业年会与线下方式并存的一个可选项。他表示,通过分析当前大部分企业年会的需求内容,可以得出三大基本诉求点:一是领导总结与展望,二是先进员工的表彰,三是联欢聚餐。


施晓东认为,从目前的技术实现手段来看,除了聚餐无法通过线上方式实现以外,其他需求都可以通过线上方式实现。起初,客户对线上年会举办方式的参与感不强、仪式感不够、互动性不足等问题一直耿耿于怀,但在不断摸索中,可以用技术手段弥补这些线上方式的缺陷。


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他举例讲到,对于在线签到服务,参会者在进入直播间时,大屏幕可实时显示用户的头像或名字,并组成图标或点亮地图;参会者在线聆听领导报告时,可随时回答刚刚提到的要点问题;参会者可以在线参与节目评选,结果会立刻在直播间呈现等形式,这些都让参会者有了更好的体验感和参与度。


高性价比,绿色安全


同时,他认为,线上云年会的优势和特色也越来越能够满足市场的需求。首先,线上云年会高性价比的特点是显而易见的,能够为甲方节省成本,提升效率,绿色且安全。对于传统线下年会,场地租赁、现场搭建、住宿餐饮等在成本中一直占有很大比例。


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不受场地空间与时间的限制



其次,线上云年会不受场地空间和时间的约束,具有很强的便利性。大型企业线下年会的最大难点,就是场地的选择,公司人数越多,可选择的目的地越少,难度越大。而线上方式只需要解决现场的带宽问题,保证直播的流畅性,那么参会人数可以是无上限的。此外,移动互联的在线形式,可以将线上云年会所独有的科技感与现代感通过多样化的场景与氛围充分展现出来。施晓东说,可以把线上云年会当作是企业的一场“线上春晚”,完全可以用技术手段去弥补线上方式的弱点,而将其科技感的优势充分展现。


面对疫情,MICE企业应提升方案的灵活性


MICE企业如何应对疫情带来的变化,施晓东表示,疫情的反复所带来的市场变化,是我们所无法掌控的。遇到这样的困境,MICE企业能做的只能是顺势而为,应时而变。


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他认为,企业应不拘泥于传统的线下会议和活动的执行能力,也需要具备线上会议的全套解决能力,包括平台及设备,更重要的是,企业需要打造具备线上会议策划、执行及运营能力的团队,面对疫情所带来的众多不确定因素,企业最好的应对措施,就是提升方案的灵活性与专业性。


例如给甲方同步提供线上和线下两套方案,甚至增加一套线上线下融合的三套解决方案,还要保证这些方案都在自己的能力范围内,这无疑就对MICE企业提出了更高的要求与专业能力。


数字化趋势不可逆转,转型助力企业发展

施晓东表示,企业年会是每家企业的高光时刻,无论采用哪种形式,MICE服务的核心价值始终未变。疫情终将过去,但未来企业年会市场的智能化和数字化趋势,将不可逆转。只有那些顺应市场变化而转型为具备数字化能力的MICE企业,才有机会找到新的业务增长点,得以生存和发展。


《旅游会展》杂志社编辑部

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